横向协调设计是横向联系设计的一个方面,它以促进各部门的协调配合为重点。
管理学家明茨伯格认为,随着企业规模的不断扩大,企业的横向协调会经历以下三个阶段:
1、相互调整方式阶段。即员工在工作中直接接触,调整彼此的工作,这种方式不必借助规章和条例,比较简单;
2、直接监督方式阶段。当协作工作的人数增多时,只靠个人间的相互协调就不够了,这时候就需要一名管理者负责统一指挥和监督,以达到集体的协调和一致,同时,运用规章制度和书面文件来协调工作的比重也增加了;
3、标准化方式阶段。当企业规模进一步扩大之后,管理层次明显增多,这时通过纵向联系来协调下级人员的活动就会很慢;同时,随着分工细化,横向协调的工作量及难度也进一步增加,直接监督的方式不足以应付复杂的局面,于是便产生了标准化的协调方式。标准化的协调方式具体可分为三种情况:
(1)工作过程标准化。即制定和贯彻标准化的工艺操作规程和管理工作规程,以使各项业务活动协调一致;
(2)工作成果标准化。对于工作过程不易分解的活动,可对工作结果进行控制,强调产出的结果达到一定的标准,以保证前后工序的活动协调一致;
(3)工作技能标准化。如果活动的过程和结果都无法标准化,如管理人员的活动,那么就要对工作人员的技能和素质进行控制,对工作人员的知识、能力、经验等作出标准化的规定,在招聘、录用、培训时加以贯彻。
协调方式是由简单到复杂逐步发展的,各种协调方式并没有优劣之分,关键在于适用条件。一般来说,能用简单的方法解决问题,就不要使用复杂的方式。
横向协调设计有以下三种基本方式:
1、结构性方式。即调整乃至变革原有组织结构,主要包括三个方面:
(1)改善企业高层组织结构,进行企业一级跨子系统横向联系设计;
(2)改善中层组织结构,进行各管理子系统内部的横向协调设计;
(3)改善基层组织结构,使生产作业活动保持良好的横向联系。
2、非结构性方式。这种方式不改变原有的组织结构,只是改变、完善组织运行的规则与形式,但要注意区分例行工作与例外工作;
3、人际关系方式。这种方式采取组织手段,协调人际关系,以促进部门间的横向协调。
【横向制约设计】
横向制约设计是横向联系设计的另一个方面,它以促进各部门的相互制约为重点。
横向制约设计就是要依据事先规定的标准,监督和检查执行部门的实际工作状况和成果,校正二者的偏差,确保企业目标的实现,因此,横向制约的实质就是控制。
在横向制约设计中,一个重要的问题就是监督部门与执行部门是分开还是合并的问题。是分是合,关键在于条件,并且都要采取其它配套措施:
1、合并的条件及配套措施。如果企业管理水平高,员工素质好,激励机制健全有力,可以考虑合并。配套措施以质量管理为例:
(1)强化员工特别是管理人员的质量意识;
(2)提高质量标准;
(3)贯彻落实一整套完善的技术规程(包括产品技术标准,作业标准,和岗位操作标准),建立起技术规程管理体系;
(4)总公司领导要对质量管理部门进行监督,总公司要对事业部的质量管理进行监督。
2、分设的条件及配套措施。如果企业的管理基础较差,尤其是缺乏有经验、有能力的主管人员的时候,宜于分设,主要配套措施有:
(1)在监督的同时,加强对被监督部门的服务;
(2)实行人员调换制度。即有计划地将监督部门和执行部门的主管人员进行调换,以加强双方的理解;
(3)进行定期或不定?