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第24堂课珍惜时间拒绝浪费(第2页)

你量好在每天下班前几分钟拟定第二天的工作日程表。对于那些成功的高级经理人员来讲,这个方法是他们做有效的时间管理计划时最常用的一个。如果拖到第二天上午再列工作计划表,那就容易做得很草率,因为那时又面临新的一天的工作压力。这种情况下排定的工作表上所列的常常只是紧急事务,而漏掉了重要却不一定是最紧急的事项。

帕金森教授说得不错,纷繁的工作会占满所有的时间。

避免帕金森定律产生作用的办法似乎很明显:为某一工作定出较短的时间,也就是说,不要将工作战线拉得太长,这样你就会很快地把它完成。这就是你为什么要定出每日工作计划的目的所在。没有这样的计划,你对待那些困难或者轻松的工作就会产生惰性,因为没有期限或者由于期限较长,你感觉可以以后再说。如果你只从工作而不是从可用时间上去着想,就会陷入一种过度追求完美的危机之中。你会巨细不分,且又安慰自己已经把某项次要工作做得很完美,这样做的结果只能是主要目标落空了。

把时间用在最高回报的地方

时间对我们每一个人是公平的,而为什么有的人在同样的时间里却干出成绩,而有的人整日忙忙碌碌却没有多大的成就?其实问题很简单,就是看你怎么利用时间,怎样统筹它,无疑,成功者是统筹时间的高手。因为,他们知道怎样合理地使用时间。

如果你自觉怀才不遇,而又想大展宏图的话,不妨检视自己是否犯了以下这些坏习惯!

做事毫无头绪。工作随便,经常忽略工作对象的名字、电话号码及工作项目等,让人看起来做事不专心,让自己的工作形象大打折扣。毫无头绪地做事会让你在工作处理上显得缺乏组织能力,或者显得情绪低落,缺乏兴趣。

做事虎头蛇尾。手上的事情尚未完成,就立刻把注意力转移到其他事情上,完全忘记事情该有先后顺序及轻重缓急。如此一来,很容易影响工作的进度及工作质量。

纠错措施:每天分配两到三个小时完成必须优先处理的工作,在处理事情之前,先制订妥善的计划。工作专心致志,不要分心,集中注意力在上司所交待的任务上。

在现实生活中,各种事情纷至沓来,令我们应接不暇。但是请记住,不论事情有多少,永远是要事第一。先要把当前该做的事做好,分清主次,你才会在不知不觉中养成做事的好习惯,从而获得效率,获得成功。

美国著名的效率专家艾维·利在回答伯利恒钢铁公司总裁查理斯·舒瓦普的问题时,给了舒瓦普一张白纸,并说:“我可以在10分钟之内把你公司的业绩提高50%。”

“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”舒瓦普用了5分钟写完了。

艾维·利接着说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这又花了5分钟。

艾维·利说:“好了,把这张纸放进口袋,明天早上第一件事就是把纸条拿出来,按今天你写的顺序去做。”

艾维·利最后说:“每一天都要这样做--您刚才看见了,只用10分钟时间--你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久。”

一个月之后,舒瓦普给艾维·利寄去一封信,信上说,那是他一生中最有价值的一课。

5年之后,这个当年不为人知的小钢铁厂一跃而成为世界上最大的独立钢铁厂。人们普遍认为,艾维·利提出的方法对小钢铁厂的崛起功不可没。

人们总是根据事情的紧迫感而不是事情的重要程度来安排先后顺序,这样的做法是被动而非主动的,要学会以分清主次的办法来统筹时间,把时间用在最高回报的地方。

从现在开始,培养你统筹时间的做事习惯吧,只要有了这个好习惯,你做事才能有效率,从而达到事半功倍的效果。

别小瞧余暇的时间

一位投资专家说过:在时间和金钱这两项资产中,时间是最宝贵的。如果你想让时间为你增值,那么,你赚钱的速度就要以秒来计算,要分秒必争地捕捉瞬息万变的商业信息。

萨姆·沃尔顿自建立起沃尔玛特零售连锁商店后,他就采用先进的信息技术为其高效的分销系统提供保征。公司总部有一台高速电脑,同20个发货中心及上千家商店连接。通过商店付款柜台扫描器售出的每一件商品,都会自动记入电脑。当某一商品数量降低到一定程度时,电脑在一秒钟内就会发出信号,向总部要求进货。当总部电脑接到信号,在几秒钟内调出货源档案提示员工,让他们将货物送往距离商店最近的分销中心,再由分销中心的电脑安排发送时间和路线。这一高效的自动化控制使公司在第一时间内能够全面拿捏销售情况,合理安排进货结构,及时补充库存的不足,降低存货成本,大大减少了资本成本和库存费用。

萨姆·沃尔顿还在沃尔玛特建立了一套卫星交互式通讯系统。凭借这套系统,沃尔顿能与所有商店的分销系统进行通讯。如果有什么重要或紧急的事情需要与商店和分销系统交流,沃尔顿就合走进他的演播室并打开卫星传输设备,在最短的时间内把消息送到那里。这一系统花掉了沃尔顿7亿元,是世界上最大的民用数据库。

沃尔顿认为卫星系统的建立是完全值得的,他说:“它节约了时间,成为我们的另一项重要竞争。”

如果说,以分来计算时间的人比用时来计算时间的人,时间多59倍的话,那么以秒来计算时间的人则比用分来计算时间的人又多59倍。沃尔顿建立的高科技通讯系统,可以说每分钟都是钱。

时间无价,因为虚掷一寸光阴即是丧失了一寸执行工作使命的宝贵时光。因此,那些让时间白白流走,或是花费在无为的玄思漫想中的行为是毫无价值的,而如果是以牺牲人的日常工作为代价的那么必将遭到严厉的谴责。

其实,你的生活中,常常没有你期待的空余时间出现,而你的工作无法进行了怎样的精心计划和安排,还是会有间断,不管是突如其来的电话,还是随时被敲响的门都会打断你手头的工作,即使你为此抱怨,或者突然感到压力迫近,也不能给你任何帮助。不管你有多忙,工作中还是常会有10~20分钟的空当出现。这样的时间一点一滴的利用起来,你就会发现你能够找出时间把你想做的事情做完。

哈丽特·斯托夫人是一位家庭主妇,然而任何一点闲暇时间她都用来构思和创作。由于她超常的毅力和对待时间分秒必争的态度,最终成为小说家,化平凡为辉煌,写出了家喻户晓的名著:《汤姆叔叔的小屋》。

当迈克尔·法拉第是一个装订书本的学徒工时,就把所有的闲暇时光都用来做实验了。有一次,他写信给朋友说:“时间是我所最需要的东西。要是我能够以一种便宜的价格,把那些整日无所事事的绅士们的每个小时,不,是每一天,给买过来该多好啊!”

乔治·史蒂芬森把时间看得重若黄金,从不轻易放过。他没有接受过任何正规教育,完全是凭着个人的勤奋自学成才的,并利用积累起来的点滴时间完成了一些重要的工作。当他还是一个机械工程师时,就利用上夜班的机会自学了算术。

音乐巨匠莫扎特同样惜时如金,一分一秒在他看来都贵如金玉。他经常废寝忘食地投身于音乐创作,有时甚至不间断地连续工作两个夜晚一个白天,可谓勤奋之极。他的惊世之作《安魂曲》就是弥留之际在病榻上完成的,那时他已日薄西山,气息奄奄了。真可谓生命不息,创作不止。

你可以利用的时间还有很多,比方你在医院排队等待体检的时间,你等着开会的时间,你坐在车里等着接孩子的时间,将这样的时间随便消磨过去也是不易察觉的,但是你利用这些时间完成你清单上的一件小事,或者开始制定一项计划也是足够的。你可以利用这些时间打个电话,写工作报告的摘要或者浏览一本杂志看它是否值得你花大量的时间去读。其实,你只要扫一眼你的清单就可以知道每一个工作的空当可以怎样利用,而且,你会惊奇地发现,你越是利用这些时间空当,它们就显得越来越多。你的工作效率会因为利用这些时间空当而有所提高。

古今中外的许多名人都非常注重余暇时间的价值。

南宋词人李清照夫妇晚饭后习惯喝茶,他们觉得喝茶聊天是对时间的浪费,就发明了一种别具一格的“茶令”。茶沏好后,他们其中的一个人便开始讲史书上记载的某一件史实。讲完以后,另一人要说出这史实出自嚼一本书,这还不够,还要说出这一史实在书中的哪一卷,哪一页,哪一行。这就是说,知道这一史实,如果没读过此书,就答不出来:读了,而不熟悉,也答不上来,答不上来或答不准确,茶是不能喝的,只能闻闻茶香。通过这样的“茶令”,两个人的史学知识不断积累,丰富了创作内容,也充分享受到了生活的乐趣。

著名美国作家杰克·伦敦的房间,有-种独一无二的装饰品,那就是窗帘上、衣架上、柜橱上、床头上、镜子上、墙上……到处贴满了各色各样的小纸条。杰克·伦敦非常偏爱这些纸条,几乎和它们形影不离。这些小纸条上面写满各种各样的文字:有美妙的词汇,有生动的比喻,有五花八门的资料。

杰克·伦敦从来都不愿让时间白白地从他眼皮底下溜走。睡觉前,他默念着贴在床头的小纸条;第二天早晨一觉醒来,他一边穿衣,一边读着墙上的小纸条:刮脸时,镜子上的小纸条为他提供了方便;在踱步、休息时,他可以到处找到启动创作灵感的语汇和资料。不仅在家里是这样,外出的时候,杰克·伦敦也不轻易放过闲暇的一分一秒。出门时,他早己把小纸条装在衣袋里,随时都可以掏出来看一看,想一想。

现代人的生活节奏越来越快,许多人都常常感到时间紧张,根本没有时间干许多重要的事。而鲁迅先生曾说过:“时间就像海绵里的水,只要愿挤,总还是有的。”

有人算过这样一笔账:如果每天临睡前挤出15分钟看书,假如一个中等水平的读者读一本一般性的书,每分钟能读300字,15分钟就能读4千字。一个月是126000字,一年的阅读量可以达到1512干字。而书籍的篇幅从60000分钟,一年就可以读20本书,这个数目是可观的,远远超过了世界上人均年阅读量。然而这却并不难实现。

如果你觉得自己缺乏思考问题的空闲时间,不妨我们在休闲和娱乐时,不妨也借鉴成功人士的有益的方法,把闲暇的时间合理地利用起来,一旦形成了习惯,就很容易很容量成功了。

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