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第二章 组织架构与管理制度（第2页）

（1）岗位责任制

岗位责任制是按照采购部门内部需要多少个岗位而制定的规章制度，它是指规定每一岗位的工作人员享受的权利与承担的责任，从而将责任与权利有机地结合起来。岗位责任制的最大特点是将多种规章制度的规范要求，体现在不同岗位的每个人的工作上，所以岗位责任制是采购制度的中心环节。

建立与健全采购岗位责任制，能做到釆购部门人人有职责、事事有人管，目标清楚，责任明确；工作有条不紊；加强职工责任感，调动工作积极性，发挥其聪明才智；可以堵塞工作漏洞，保证釆购工作的良好秩序。

虽然不同类型的企业采购，岗位责任制不尽相同，但一般采购部门内设有不同的岗位，不同岗位的职责也不一样。结合采购工作的实际，我们认为采购部门的人员应承担的职责有：

①采购主管和计划人员的职责。制定釆购计划；制定和修订采购制度；统筹安排釆购资金；监督和考评采购人员，并指导其工作；合同的审议和管理；组织领导采购人员搜集市场信息，预测可供货源及其趋势，为企业主管领导当好参谋；指导采购人员与供应商搞好关系。

②一般采购人员的职责。货源、价格、服务等市场调查;与供应商谈判，确定有关事项，如：价格、质量、交货期及结算条件等；催货；处理退货、索赔；发票的核对与付款；办理物品入库手续；与供应商建立良好关系；搜集调拨信息，预测可供资源及其趋势，供领导决策参考；节省购进费用支出，提高企业经济效益。

（2）采购费用承包制

这是采购部门加强经济核算的一种形式，在实际工作中，许多企业的采购费用大大超过正常的费用水平，造成采购成本增加，从而也影响了整个企业经济效益的提高。因此，用制度的形式来控制釆购费用的开支水平显得尤为重要。

采购费用承包制是将采购费用指标落实到每一个岗位、每一个采购人员身上，只允许其在规定的费用标准内开支费用，从而尽可能地控制采购费用支出。

实际操作过程中，可以用相对数来控制，如规定采购每吨商品的费用额或每百元商品的费用额（即费用率），也可以用绝对数来控制，如规定采购部门在按要求完善釆购任务的前提

下，每月的采购总费用水平，对于超支的部分由采购部门、釆购员自己承担；对于节支的部分可由釆购部门、釆购人员自行分配，以激发其工作积极性。

（3）奖惩制度

为了调动广大釆购人员的工作积极性，充分发挥他们的聪明才智、努力干好本职工作，企业应该建立与健全各种形式的奖惩制度以真正体现“干多干少不一样，干好干坏不一样，干与不干不一样，干轻干重不一样”的分配精神。对于一些成绩突出、工作勤奋踏实的采购人员应给予适当的奖励；对于那些工作散漫、绩效较差，甚至给企业带来经济损失的釆购人员应进行一定的惩罚，甚至清除岀采购队伍。

在建立奖惩制度时应注意两点：一是把握好“刺激度”，即拉开距离，不搞平均主义，要奖得高，罚得重，使奖惩措施落到实处，真正起到激励的作用。另一方面要注意多种奖惩方法相结合，根据心理学理论，人的需求是多方面的，物质奖励只能满足职工物质方面的需要，过分强调物质刺激，会产生“一切向钱看”的错误观念，其作用会受到一定条件的限制。我们提倡物质奖励与其他奖励形式的结合，如精神鼓励（评先进、表扬、提干等）。对于惩罚来讲也是如此，可以罚款，亦可行政处分，甚至开除公职，这样奖惩制度才真正有效。

3。监督制度

贯彻釆购制度必须坚持严格监督与考核，没有严格的约束机制，釆购制度就会流于形式，严格的监督是以科学考核依据为基础的。在实际工作中监督的方法包括三种：

（1）由采购负责人对各部门组织和职工个人执行情况进行纵向检查；

（2）组织有关部门的负责人进行横向联合检査；

（3）个人自查。

在制定监督制度时，要注意把握两个方面：

（1）对权力的使用和监督，检査是否有滥用职权、借采购之机以权谋私的现象；

（2）对应负责任的监督与检查，检查责任是否落实到每个单位、每个人，或是否有职责不清、相互推诿的现象。

4。民主管理制度

实行民主管理制度是社会主义企业的根本要求，社会主义企业是建立在公有制基础上的，职工是企业的主人，均享有民主权力。我国宪法规定：“一切权力属于人民”。国有企业依照法制规定通过职工代表大会和其他形式，实行民主管理。这样，就使职工行使当家作主的权利有了法律保证。

采购部门也应该强调民主管理。实行民主管理，可以较好地把民主与集中结合起来，调动职工的积极性；可以集中广大采购人员的智慧，集思广益，共同把采购工作做好；可以密切干群关系，克服官僚主义、瞎指挥；同时，也有利于解决采购部门内部的矛盾与争端，促进釆购部门的安定团结。

实施民主管理制度，我们要求：一方面，在釆购部门内部提倡民主的作风，一些重大的采购决策不能只是釆购负责人一人说了算，要动员大家讨论，每个采购员天天与供应商打交道，熟悉市场行情，充分利用他们的智慧，能提高釆购决策的准确性；另一方面，也应广泛征求企业其他部门的意见，采纳他们的合理化建议，特别是销售部门、市场开发部门的意见，因为他们每天与客户打交道，了解消费者的需要，了解市场变化趋势，听取他们的合理化建议，往往能确保采购的商品适销对路，满足消费者需求，从而提高企业的经济效益和社会效益。

因此建立和健全釆购管理制度是搞好采购工作、保证采购部门良性运转的基础性工作，是一个长期的过程，各种制度需要不断地完善，以体现其科学性。与此同时强调各种采购制度之间的协调、各种制度互相配合，共同构建企业釆购制度体系。这样的规章制度才能真正发挥作用。

【采购感悟】

健全采购管理制度有利于企业的正常运转。

企业为何喜欢混合式采购制度

采购制度是指企业对采购工作的管理，究竟是采取“中央集权”（Centralization）的方式，或是“地方分权”（Den-centralization）的方式，还是兼采"分权”与“集权”的混合（Consolidation）方式。当然，选择何种管理方式，与该企业的规模、地理条件、产品种类等都有着密切关系。

将采购工作统一集中到一个部门办理，做到一定程度时，分公司及各工厂均无采购权责，此即集中式釆购制度。

其优点为：

（1）集中采购可使采购数量增加，提高对卖方的谈判力量，较易获得价格折让与良好的服务。

（2）只有一个采购部门，因此采购方针与作业规则，比较容易统一实施。

（3）采购功能相对集中，可以减少人力浪费，便于人才培养与训练；推行分工专业化，使采购作业成本降低，效率提升。

（4）建立各部门共同物料的标准规格，不仅可以简化种类，互通有无，而且可以节省检验工作。

（5）可以统一安排供需数量，避免各自为政，产生过多的存货，各部门的过剩物资亦可相互转用。